Un evento es un acontecimiento programado que se dirige a los públicos de una organización. Según su contexto, puede ser de carácter académico, empresarial, institucional, musical, deportivo, virtual… E, incluso, una suma de todos ellos.  Como siempre, son una oportunidad para ganar en popularidad y/o credibilidad ante el target de tu entidad puesto que se trata de una actuación de Relaciones Públicas.

Factores para organizar un evento

Sabes que lo necesitas, cuentas con la aprobación de la Dirección y se requiere dentro de las acciones de Comunicación de la organización. Pues antes de ponerte en macha debes de tener muy en cuenta:

  • Qué quieres conseguir. Todo evento tiene un motivo. Hasta un cumpleaños lo tiene: celebrar con todos que tienes un año más.
  • Cuál es tu idea creativa sobre la que versará el acto. Planifica actuaciones originales, que impacten al invitado y, por supuesto, que sean eficaces y consigan lo que te proponías. La eficiencia no está reñida con la creatividad.
  • Qué público asistirá. Lógicamente no se plantea igual una actuación para los hijos de los empleados que para captar nuevos accionistas. ¿Asistirán instituciones? Pues entonces deberieras plantearte incorporar protocolo.
  • Fecha y lugar de la celebración. ¿Vivimos en Montreal, es febrero y queremos hacer algo al aire libre? Deberías ir pensando en unas carpas con calefacción. ¿Se acerca al final del Mundial de Fútbol? Pues no lo hagas coincidir ni en día ni en hora.
  • El presupuesto que estamos dispuestos a invertir. Para hacerlo mal, mejor no lo hagas. Afortunadamente, hoy día el mundo digital nos da unas opciones que no teníamos antes.
  •  Un programa desarrollado de cómo se va a llevar a cabo. Planifica, cuenta, organiza, apunta… No dejes nada al azar.
  • Las acciones que hay que realizar antes, durante y después del evento.

Fases en la organización de un evento

1. Pre-producción: en esta fase se lleva a cabo su planificación y preparación. Se realizan los listados de invitados, las gestiones con los proveedores, se busca la localización…

  • Desarrollar un briefing en el que se expongan los objetivos de este evento, el público al que va dirigido, la fecha y el lugar y las características del mismo.
  • Realizar una lista de invitados, invitación y confirmación al evento. Las invitaciones son uno de los elementos principales, ya que de ellas depende que las personas acudan a la cita.
  • Elaborar un presupuesto en el que se debe incluir el espacio de la celebración, el catering, el montaje…
  • Saber cómo promocionar nuestro evento. Realizar folletos, convocar a los medios de comunicación, utilizar las redes sociales corporativas…

2. Desarrollo: es el Día D a la Hora H.

3. Post-producción: se analizan los resultados obtenidos y también se valora la satisfacción del cliente.

  • Evaluar lo que hemos realizado. Pasar encuentas de satisfacción durante el evento o tras el mismo (email), monitorizar las redes sociales corporativas o propias, consultar las apariciones en prensa (si se la convocó)…
  • Agradecer a todas las personas que lo hicieron posible: equipo, invitados, proveedores…
  • Elaborar un informe de sugerencias o mejoras.

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